Kennis in huis: met Jeroen IJsenbrant

Hoe Uticonners multitasken tijdens de coronacrisis

Publicatiedatum: 11 mei 2020

Bijzondere omstandigheden vragen om een bijzondere aanpak. Door de huidige pandemie zijn wij, maar ook onze klanten, genoodzaakt om anders te werk gaan. Vrijwel direct na het intreden van het covid-19 virus zijn alle Uticon collega’s vanuit thuis aan de slag gegaan. Maar hoe is het om al weken vanuit een thuiskantoor te werken? En hoe blijven we de kwaliteit richting onze klanten waarborgen in deze situatie? We vroegen onze collega Jeroen IJsenbrant, projectleider bij Uticon, hoe hij omgaat met zijn dagelijkse werk tijdens de coronacrisis.

Kun je de verandering van je werksituatie omschrijven? 

“Tijdens de uitbraak van het virus startte ik net met een nieuw project . Dit betekent veel nieuwe gezichten en contacten leggen, terwijl het persoonlijk handen schudden er nu niet in zit. Daarom is digitale interactie met de klant belangrijker dan ooit. Moderne communicatiemiddelen, zoals het vergaderen of het delen van bestanden via Microsoft Teams, zijn nu echt nodig en onmisbaar. Zéker in deze fase van het project. Gelukkig is dit bij Uticon zo ingericht, dat we direct konden schakelen en vanuit thuis nauw contact konden hebben met de klant.” 

“We doen er alles aan om projecten van klanten door te laten gaan. Als thuiswerken niet mogelijk is, dan zorgen we dat we onder veilige omstandigheden naar de klant toe gaan. Gelukkig is dit vanwege de intelligente lockdown mogelijk. Uiteraard probeer ik dit zoveel mogelijk te beperken, maar bij officiële ‘milestones’ of voortgangsgesprekken wil ik toch het liefst persoonlijk aanwezig zijn. Uiteraard doe ik dit in achtneming van de RIVM-regelgeving, wat gemakkelijk te hanteren is vanwege de maatregelen die bij de klant op kantoor zijn genomen. De regel die ik mezelf heb gesteld is dat ik de gesprekken op locatie op één dag probeer te centraliseren.”

Hoe ervaar je deze verandering en hoe ervaart de klant het? 

“De voedingsindustrie is momenteel een hot-item, omdat iedereen zich realiseert dat voedsel ineens heel schaars kan worden. Voor de klant is het van belang om geen tijd te verliezen en geplande activiteiten -ook van vóór de pandemie- gewoon door te laten gaan. Ik moet zorgen dat de voortgang van een project niet in gevaar komt. Gelukkig zien we alleen een verschuiving van werkzaamheden, maar we zien ook dat het niet ten koste gaat van de werkzaamheden.”

“Ook het begrip naar elkaar is ontzettend mooi om te zien. Vergaderen in een thuissituatie (met kinderen) loopt soms niet zoals gepland. Dat is omgekeerd bij de klant ook zo. Je ziet daar ook kinderen die vragen: ‘Papa, kun je mij helpen met de lego’. Het begrip dat we in deze situatie naar elkaar hebben is enorm groot.”

“Ook wanneer ik collega’s binnen Uticon nodig heb schakelen we steeds makkelijker en sneller. Door de situatie staat iedereen open om elkaar via een digitaal pad te benaderen. Ik pak de telefoon om even te bellen of stuur een berichtje via Teams of Whatsapp. ‘Heb je even 5 minuten?’. En dat werkt! Ook hebben we gelukkig een vrijdagmiddagborrel waar we met elkaar contact kunnen onderhouden ‘buiten werk’.”

Hoe zie je deze veranderingen op langere termijn?

“Ik denk dat het videowerken, ook na het coronatijdperk, toegepast blijft worden. Je merkt dat dit het nieuwe werken is. In Amerika is het werken vanuit huis al heel normaal. Voor ons in Europa is dit nog vrij nieuw, maar ik merk dat collega’s en klanten nu al gewend raken aan het digitaal communiceren en vergaderen.”

“Ook bepaalde werkzaamheden, zoals ‘uitzoekwerk’ of het schrijven van rapporten kan prima vanuit huis. Het is naar mijn mening niet nodig om daarvoor naar kantoor of naar de klant te rijden. Daarmee bespaar je reiskosten voor je klant en werkgever. Daarnaast doe je ook op ecologisch gebied een ‘duimpje omhoog’ voor de stikstofuitstoot.”

Welke thuiswerk-tips kun je met ons delen?

“Blijf om de twee uur bewegen. Loop even de tuin in om alles ‘los’ te houden. De eerste weken had ik veel last van mijn rug, omdat ik continue achter mijn laptop zat zonder me te verplaatsen. Ook log ik iedere dag om 07:00 uur in zodat ik alvast een flinke slag kan maken voordat de kinderen beneden komen om er daarna ook voor hen te kunnen zijn. Zo proberen we door de dag heen zo min mogelijk in elkaars vaarwater te zitten.”